Privacyverklaring
Bijgewerkt op 12 oktober 2026
Wie wij zijn
RS Systemen wordt ontwikkeld door Raymi Rademaker. Voor vragen over privacy en verzoeken over persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@rssystemen.com.
Deze verklaring gaat over de website, de bedrijfssoftware en de AI-assistent van RS Systemen. Gebruik je RS Systemen als klant van een aangesloten vakbedrijf? Dan bepaalt dat vakbedrijf waarvoor jouw klantgegevens worden gebruikt. RS Systemen verwerkt die gegevens in opdracht van het vakbedrijf. Voor onze eigen contacten, accounts en dienstverlening bepalen wij zelf het doel van de verwerking.
Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van wat je gebruikt, verwerken we:
- Account- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en opgegeven telefoonnummer.
- Bedrijfsgegevens, werkzaamheden, voorkeuren en tarieven die je invoert.
- Klantgegevens, aanvragen, offertes en informatie over werkzaamheden die je in het systeem opslaat.
- Bij een aangesloten Gmail-account: afzender, ontvanger, onderwerp, berichtinhoud, bericht- en gesprekskenmerken, ontvangen tijdstip en de antwoorden van de assistent.
- Gegevens die je zelf via formulieren, uploads of ondersteuning verstrekt.
- Technische gegevens die nodig zijn voor inloggen, beveiliging, foutonderzoek en het functioneren van de dienst.
Voer alleen gegevens in die nodig zijn voor je werkzaamheden. Gebruik de assistent niet om medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere bijzondere persoonsgegevens te verzamelen.
Waarvoor wij gegevens gebruiken
We gebruiken gegevens om accounts en de software te laten werken, klantaanvragen te beheren, berichten te herkennen en in te delen, ontbrekende informatie op te vragen, conceptoffertes voor te bereiden en ondersteuning te bieden. Ook gebruiken we noodzakelijke technische gegevens om de dienst te beveiligen en fouten te onderzoeken.
Voor eigen accountbeheer en dienstverlening verwerken wij gegevens voor de uitvoering van onze overeenkomst of om op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten. Voor noodzakelijke beveiliging en het behandelen van gewone contactverzoeken gebruiken wij ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, bereikbare dienst. Waar een wettelijke verplichting geldt, verwerken wij gegevens op die grond. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken.
Voor klantgegevens in de bedrijfsadministratie bepaalt het aangesloten vakbedrijf de toepasselijke grondslag. Google-toestemming om een mailbox technisch te koppelen vervangt die verantwoordelijkheid niet.
Gmail koppelen
Gmail wordt pas aangesloten nadat de bedrijfseigenaar bij Google toegang heeft gegeven. RS Systemen vraagt toestemming om e-mail te lezen en om e-mail namens het aangesloten account te versturen. De koppeling geeft geen toestemming om berichten in Gmail te verwijderen of Gmail-labels te wijzigen.
Bij automatisch ophalen leest RS Systemen berichten uit Postvak IN. Daardoor kunnen ook berichten worden geïmporteerd die geen klantaanvraag zijn. De assistent deelt geïmporteerde berichten in; niet ieder bericht leidt tot een antwoord. Een afzonderlijke zakelijke mailbox helpt om de verwerking tot zakelijke berichten te beperken.
Als automatische vervolgvragen aanstaan, kan de assistent één antwoordmail met ontbrekende vragen versturen. Offertes blijven ter goedkeuring van het vakbedrijf. De assistent kan fouten maken; het vakbedrijf blijft verantwoordelijk voor het controleren van offertes en de opvolging van aanvragen.
Je kunt de Google-toegang intrekken via de instellingen voor verbindingen met derden van je Google-account. Daarmee stopt toekomstige toegang tot Gmail. Eerder in RS Systemen opgeslagen berichten en aanvragen worden hierdoor niet automatisch verwijderd. Neem voor verwijdering contact op met het vakbedrijf of met info@rssystemen.com.
Wij gebruiken informatie uit Google Workspace uitsluitend voor de aangesloten functies, volgens het Google Workspace-beleid voor gebruikersgegevens, inclusief de vereisten voor Limited Use. Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties of het trainen van algemene AI-modellen. Mensen krijgen alleen toegang wanneer dat voor een toegestane reden nodig is, bijvoorbeeld met jouw toestemming voor ondersteuning, voor beveiliging of wanneer de wet dat vereist.
Gebruik van AI
Voor de AI-assistent worden berichtinhoud, het onderwerp, relevante eerdere vragen, bedrijfsnaam en bedrijfsvoorkeuren naar de OpenAI API gestuurd. Dit gebeurt om werkzaamheden en berichtcategorieën te herkennen en passende vervolgvragen te maken. Hiervoor hoeft een aangesloten bedrijf geen eigen OpenAI-sleutel in te voeren.
De applicatie schakelt opslag van de gegenereerde AI-response bij OpenAI uit. Dit betekent niet dat alle tijdelijke verwerking of beveiligingsregistratie bij de leverancier is uitgesloten. De actuele afspraken en bewaarbeperkingen van de leverancier blijven van toepassing. Mailboxgegevens worden niet beschikbaar gesteld voor het trainen van algemene AI-modellen.
Dienstverleners en internationale verwerking
RS Systemen gebruikt Cloudflare voor het uitvoeren en opslaan van de dienst, Google voor de Gmail-koppeling, Supabase voor accountauthenticatie, OpenAI voor AI-verwerking en Resend voor bepaalde website- en documentmails. Back-ups kunnen versleuteld als GitHub Actions-artefact worden opgeslagen. Deze partijen ontvangen gegevens voor zover dat voor hun functie nodig is. Als je vanuit ondersteuning zelf WhatsApp opent, wordt je bericht daarnaast door WhatsApp/Meta verwerkt volgens hun eigen privacyvoorwaarden.
Gegevens kunnen door dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Voor zulke doorgiften moeten geldige waarborgen gelden, zoals toepasselijke standaardcontractbepalingen of een toepasselijk adequaatheidsbesluit. Informatie over de voor RS Systemen geldende afspraken kun je opvragen via info@rssystemen.com.
Beveiliging
We beperken toegang tot de gegevens van het betreffende bedrijf en gebruiken authenticatie en versleuteling waar passend. De toegangssleutels voor Gmail worden versleuteld opgeslagen en aan het betreffende bedrijf gekoppeld. Geen enkele beveiligingsmaatregel sluit alle risico’s uit. Meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem via info@rssystemen.com.
Bewaren en verwijderen
Wij bewaren gegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Er is geen automatische verwijdering van klantmails of bedrijfsadministratie ingesteld. Deze gegevens blijven beschikbaar tijdens het gebruik van het bedrijfsaccount. Het vakbedrijf moet periodiek beoordelen welke gegevens nog nodig zijn en kan verwijdering aanvragen. Losse websitecontacten worden ook niet automatisch verwijderd; hun noodzaak wordt periodiek beoordeeld. Na opzegging spreken we teruggave en verwijdering afzonderlijk af, rekening houdend met wettelijke verplichtingen. Versleutelde GitHub Actions-platformback-ups hebben een ingestelde bewaartermijn van 90 dagen. Voor technische registraties gelden de instellingen van de betrokken dienstverleners; informatie hierover is opvraagbaar via info@rssystemen.com.
Het aangesloten vakbedrijf bepaalt de noodzakelijke bewaartermijn van zijn klantadministratie en eventuele wettelijke administratieverplichtingen. Een verzoek tot verwijdering wordt beoordeeld met inachtneming van die verplichtingen. Het intrekken van Gmail-toegang verwijdert geen gegevens uit de eigen Gmail-mailbox.
Cookies en lokale opslag
De software gebruikt technische opslag waar nodig voor inloggen, beveiliging en het functioneren van de dienst. Voor eventuele niet-noodzakelijke volgtechnieken moet vooraf toestemming worden gevraagd. De website bewaart in de browsersessie of een introductieaanbod al is getoond. Bij het prijzenblok wordt een willekeurig sessiekenmerk gebruikt om recente bezoeken te tellen. De server telt bezoeken over de laatste 15 minuten en ruimt oudere telregistraties bij een volgend telverzoek op. De hulpchat bewaart vragen in het huidige venster. Deze sessieopslag is bedoeld voor de werking van de website en de bezoekenteller.
Jouw rechten
Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie toestaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
Stuur een verzoek naar info@rssystemen.com. Gaat het om de klantadministratie van een vakbedrijf, neem dan eerst contact op met dat bedrijf. We kunnen noodzakelijke informatie vragen om te controleren dat het verzoek van de juiste persoon komt. We reageren in beginsel binnen één maand; bij een noodzakelijke verlenging laten we dat weten.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer de dienst of verwerking verandert. De meest recente versie krijgt een nieuwe datum. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers op een passende manier.